CERTIFICATIONS
ÉTAPE 1
Complétez le questionnaire en ligne et retournez-le à AJA Registrars ou demandez la trousse d’information auprès de votre bureau local, qui inclura un questionnaire pour les services requis. Remplissez ce questionnaire et retournez-le à AJA Registrars, qui examinera les renseignements fournis et préparera une proposition des coûts (devis estimatif) pour un cycle de trois ans.
Veuillez noter que tous les audits accrédités sont effectués en deux étapes et que, dans certains cas, les deux audits devront être effectués dans vos locaux.
ÉTAPE 2
Sur acceptation du devis estimatif, soumettez l’application datée et signée (dernière page de la proposition de coûts) afin de confirmer votre intention d’utiliser les services d’AJA Registrars. Un accusé de réception et la facture des honoraires pour la première année vous seront envoyés en retour.
ÉTAPE 3
À la réception de l’application signée, un auditeur chevronné vous sera assigné pour effectuer l’audit. Il/elle vous contactera pour convenir d’un calendrier prévisionnel des visites, pour expliquer le processus d’enregistrement et pour répondre à toutes vos questions.
ÉTAPE 4
Une fois les procédures, manuels et toute autre documentation relative à votre système complétés, ceux-ci seront passés en revue en regard des exigences de la norme. Il est possible que cette revue soit effectuée sur place et supportée par un audit limité pour valider l’efficacité de la documentation avant l’enregistrement de l’audit. Ceci constitue à l’étape 1 de l’audit. La plupart des problèmes potentiels peuvent être identifiés pendant l’étape 1 de l’audit et vous pouvez les éliminer avant l’audit officiel d’enregistrement/conformité. On vous présentera un rapport formel des résultats de cet audit.
ÉTAPE 5
Une fois l’étape 1 de l’audit terminée, l’auditeur principal discutera avec vous pour confirmer ensemble la date d’audit d’enregistrement. Le temps nécessaire sera alloué pour faire tous les ajustements documentés au système qui résultent de n’importe laquelle des lacunes identifiées pendant la revue du document.
ÉTAPE 6
L’audit principal d’enregistrement débutera avec une réunion d’ouverture. Au cours de cette réunion, la méthodologie et la conduite de l’audit seront expliquées. Un calendrier des activités sera également confirmé et vous aurez l’occasion de poser toutes les questions concernant l’audit. Le client détermine qui devrait assister à la réunion d’ouverture; on lui recommande un minimum de gestionnaires-clés responsables de l’exécution du système soient présents.
ÉTAPE 7
L’audit consistera à inscrire un échantillonnage de lacunes (enregistrements), à observer les processus de travail et à discuter avec le personnel à tous les niveaux de l’organisation de votre entreprise. Pour les audits qui s’étendent sur plusieurs jours, un bref aperçu de l’état d’avancement de l’audit sera donné à la fin de chaque journée.
ÉTAPE 8
Si une défaillance complète du système en regard des exigences de la norme survenait, l’auditeur principal peut décider de convoquer une réunion avec la direction pour les informer des résultats de l’équipe et d’adopter un plan d’action. Cependant, il est à noter que ceci est un événement rare.
ÉTAPE 9
À l’issue de l’audit d’inscription principale (Étape 2), une réunion de clôture sera organisée pour donner un aperçu de l’audit en détails, les conclusions et les recommandations. Toute lacune identifiée qui affecte votre conformité à la norme ou peut altérer votre capacité à offrir à vos clients un produit de qualité / service sera documentée dans une Demande de mesures correctives (DMC). Lorsque ces lacunes sont de nature mineure, la DMC sera désignée mineure. Lorsque des lacunes majeures sont alors notées la DMC sera désignée majeure. Dans les deux cas, un plan d’action écrit pour corriger la lacune avant que le certificat ne soit émis est requis et doit être fourni à AJA Registrars. Dans le cas d’une DMC majeure, vous serez tenus de présenter des preuves documentées à l’effet que des mesures ont été prises pour résoudre le problème et, dans certaines circonstances une visite de retour peut être nécessaire afin de vérifier de visu que les mesures correctives ont été mises en œuvre. En outre, à cette réunion, vous serez informés de la routine de surveillance opérée par AJA Registrars.
ÉTAPE 10
Une politique importante qu’AJA Registrars possède consiste à produire un rapport écrit sur le site au moment de l’audit d’enregistrement principal (si cela n’est pas possible, un rapport écrit doit être rédigé dans les 10 jours ouvrables de l’audit d’enregistrement). Ce rapport sera soumis à AJA Registrars pour examen par le gestionnaire de la certification approprié au nom du Conseil d’administration indépendant de AJA Registrars, dont le rôle est de s’assurer que AJA Registrars est impartial et équitable dans ses rapports avec ses clients. Le Conseil d’administration révise les rapports rétrospectivement.
ÉMISSION DU CERTIFICAT
Une fois que le rapport a été examiné avec succès, un Certificat d’enregistrement et l’Annexe d’enregistrement seront délivrés, habituellement dans les 15 jours ouvrables suivant la fin de l’audit.
SURVEILLANCE
Des devis estimatifs seront fournis régulièrement à tous les 12 mois ou aux 6 mois pour la visite de routine de surveillance suite à l’audit d’enregistrement principal. La plupart des clients d’AJA Registrars préfèrent la routine à 12 mois. Cependant l’option à tous les 6 mois (routine de surveillance) existe (pour ceux qui préfèrent un programme de visites plus fréquentes) et un devis estimatif peut donc être fourni sur demande. Si les clients ne parviennent pas à maintenir efficacement leur système de gestion d’un programme de visites mensuelles à tous les 12 mois ou pendant l’audit d’enregistrement principal, des préoccupations suffisantes et évidentes justifient donc que des visites plus régulières seraient appropriées. Ensuite, AJA Registrars conserverait le droit d’imposer des visites mensuelles de surveillance à tous les 6 mois en autant que la confiance soit restaurée.
CODE DE BONNE PRATIQUE
Des règles et conditions supplémentaires sont contenues dans le Code de bonne pratique d’AJA (CdBP). Le Code de bonne pratique actuel sera émis avec votre proposition / demande. Il est important que vous le lisiez attentivement. Le Code de bonne pratique d’AJA Registrars peut être consulté en ligne en cliquant sur le lien ici.
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